Voor werknemers
Algemeen
Voorbereiding - Start van het gesprek - Structuur van het gesprek - Kritiek geven - Kritiek ontvangen - Na het gesprek
• Bepaal het doel van het gesprek
• Schrijf in hoofdpunten op wat je de ander wilt vertellen
• Geef dat zonodig vooraf (als agenda) aan de ander
• Schrijf in hoofdpunten op wat je denkt dat de ander jou wilt zeggen
• Verzamel de informatie die je nodig hebt
• Formuleer zonodig afspraken die je wilt vastleggen
• Formuleer zonodig acties die je na het gesprek wilt ondernemen
• Bepaal de verwachtingen die je van de ander hebt
• Oefen indien nodig. Voor de spiegel of met iemand die je vertrouwt
• Zorg dat je voldoende tijd hebt
• Regel een plek waar je rustig en ongestoord kan praten
• Zorg zonodig voor koffie, thee en/of water
START VAN HET GESPREK
• Vraag de ander of die iets wil drinken
• Benoem samen het doel van het gesprek
• Bespreek de agenda (onderwerpen en volgorde) en stel die samen vast
• Spreek af of er een verslag gemaakt wordt en door wie
• Nodig de ander uit om te beginnen, of begin zelf
STRUCTUUR VAN HET GESPREK
• Werk de van tevoren opgestelde punten één voor één af
• Vat na elk punt het besprokene samen en trek conclusies
• Bewaak de tijd. Zorg dat elk (belangrijk) punt genoeg aandacht krijgt
• Probeer tot concrete afspraken te komen
• Kijk samen aan het eind van het gesprek of het benoemde doel bereikt is
• Leg eventuele afspraken vast
• Maak eventueel een vervolgafspraak
• Loopt het gesprek anders dan gepland? Als je dat vervelend vindt, stel het dan aan de orde. Neem zonodig een (toilet)pauze
• Gaat het toch mis? Stop het gesprek en stel een nieuwe afspraak voor
• Stel open vragen (vragen waar je niet alleen ja of nee op kunt antwoorden)
• Vermijd vragen die beginnen met: waarom. Die leiden tot breedsprakige antwoorden, of mensen voelen zich er door aangevallen
• Vat wat de ander zegt regelmatig samen en vraag of dat klopt
• Vraag de ander regelmatig of hij begrijpt wat jij vertelt
• Laat door je houding en gezichtuitdrukking zien dat je luistert
• Beantwoord vragen van de ander precies en bondig
• Vraag bedenktijd als je iets niet weet
KRITIEK GEVEN
• Wees een OEN: Open, Eerlijk en Nieuwsgierig!
• Formuleer gedrag of werkwijze concreet en precies: ik zie dat je …
• Geef aan wat dat voor jou betekent: voor mij is dat lastig ...
• Geef weer wat voor effect het gedrag op jou heeft: want daardoor …
• Geef aan wat voor jou gewenst gedrag is: ik zou willen dat je …
• Maak hier concrete afspraken over
KRITIEK ONTVANGEN
• Kritiek is gratis feedback. Luister ernaar en neem het serieus
• Laat zien dat je de ander hoort
• Vraag door en/of vraag naar voorbeelden
• Leg je gedrag of handelen uit, maar ga je niet verdedigen
• Voorkom ‘ja, maar’ reacties
• Stel zelf een ander soort gedrag of handelen voor de toekomst voor
NA HET GESPREK
• Heb je gezegd wat je wilde?
• Wat is er precies besproken?
• Is er een vervolggesprek afgesproken?
• Zijn er zaken die je bent vergeten, of wil je dingen corrigeren?
• Wanneer ga je dat doen?
• Maak een verslag of zorg dat het er komt en geef het eventueel ter akkoord aan de ander